Não sei você, mas eu era do tipo de pessoa que pensava em um turbilhão de coisas ao mesmo tempo e quando percebia o dia já tinha acabado.

O pior de tudo, não conseguia realizar nem a metade das coisas que tinha para fazer. Você já passou por isso?

Uma coisa que aprendi, ser produtivo não significa fazer mais, mas sim usar melhor o tempo. Tem muita relação com Atenção Plena, estar presente, e sem preocupações.

Hoje em dia, a maioria das pessoas sofre com o excesso e volume de informações. Isso acarreta que as pessoas esquecem de realizar muitas tarefas e por consequência a cabeça muito cheia.

Se você se encontra nessa situação, talvez o método GTD seja uma solução. Para quem não conhece, o GTD (Getting Things Done), arte fazer acontecer, é uma metodologia de produtividade criada por David Allen,

O GTD se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

  1. Capturar:Tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.
  2. Esclarecer:Este é o momento em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que demanda ação ou não.
  3. Organizar:É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
  4. Refletir:Este é o momento de revisão de todo o nosso sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva.
  5. Engajar:É executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.

O GTD se pauta bastante em um conceito chamado mind like water – mente como água, em português.

Gostei bastante do artigo da Thais Godinho, que fala sobre isso, para acessar o link original, basta clicar neste link.

Começando aos poucos

 

Acredito muito que o GTD tem o nível de complexidade que você quiser – desde organizar o seu dia a dia, suas tarefas, seus e-mails e seus compromissos, até seus objetivos e valores.

Mas, para isso, tem que começar aos poucos. Eu mesmo fiz, um curso, com Call Daniel, a única empresa no Brasil certificada pela David Allen Company. Lógico, existe o livro que é Arte da Fazer Acontecer – O método GTD – Getting Think Done são excelentes fontes de informação.

Para aprender a usar o GTD tem que testar, praticar e se habituar. O GTD é uma habilidade como andar de bicicleta – precisa ter disciplina e dedicação no começo até que vira algo que simplesmente flui e vira um piloto automático.

Organizando o seu dia a dia?

 

O David sugere que, sempre que estiver pronto para executar, cada pessoa deve analisar primeiro o contexto em que está inserido, depois o tempo disponível e, por último, a sua energia e nível de atenção.

Por exemplo: se eu tiver 15 minutos antes de começar uma apresentação ao um cliente, vou analisar o contexto como um todo (ex: ao computador), o tempo disponível (15 minutos) e meu nível de energia (baixo, pois estou me sentido ansioso para a apresentação). Isso direciona a minha execução.

Eu não vou tentar executar ações que demorem mais de 15 minutos, porque senão vou ter que parar no meio para ir encontrar o cliente. Também não vou tentar trabalhar em algo que demande foco se eu estou me sentindo mal emocionalmente.

Existem 3 tipos de atividades em nosso dia a dia

Segundo a Thaís, é importante saber que cada pessoa (e todas elas) tem três tipos de atividades em seu dia a dia:

  1. Atividades não planejadas: são referentes às demandas do dia, imprevistos ou urgências, mas também pode ser aquela vontade que a gente tem de parar tudo e se jogar de cabeça em um projeto ou tocar violão.
  2. Atividades pré-definidas: são as coisas que você já tem na sua agenda, nas suas listas de ações, projetos etc. Quanto mais alimentado estiver o seu sistema, maior a sua possibilidade de negociar prioridades com o chefe, com seu cliente ou fornecedor por exemplo, ou ter controle sobre onde está investindo o seu tempo. Um sistema confiável que tenha tudo o que você precisa saber também dá bastante tranquilidade, porque você não fica com a sensação de que está esquecendo algo.
  3. Atividades a serem definidas: que é basicamente o tempo que você passa processando, organizando suas listas e coletando novas informações. Não há milagre. Para ser produtivo, é necessário investir um tempinho ao longo do dia para fazer essas coisas.

Como você vai organizar essas atividades ao longo do seu dia de trabalho é muito pessoal e varia muito da posição que você se encontra. Um cargo mais gerencial, por exemplo, passará mais tempo definindo o seu trabalho que um cargo mais operacional, que atende mais demandas do dia.

Uma ferramenta que eu uso é o Trello, pode te ajudar a manter todas essas atividades centradas em um só lugar e acessível esteja onde for. O quadro abaixo busquei do artigo Thais Godinho, mostra os princípios do GTD aplicado no Trello, muito bem estruturado e você conseguirá ver na prática.

 

 

 

 

 

 

 

 

Basta copiar esse quadro e usar no seu dia a dia.

A pior prática que geral total insegurança é “será que fiz tudo”, isso afeta nossa produtividade de maneira significativa.

Deixando nossa mente mais limpa, sem preocupações e com um turbilhão de ideias pairando, ficarem mais leves e com energia para pensar e produzir mais, certo?

Portanto, o estado da mente como água, faz com que as ideias fluam, ficamos mais atentos as nossas intuições, para assim tomar as melhores decisões com a mente mais relaxa.

Como Bruce Lee dizia:

“Seja como água meu amigo”.

 

https://www.youtube.com/watch?v=vBT36Td-GuY

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